Мы посмотрели на процессы трезво: если завтра придёт проверка, сможем ли мы открыто показать переписки и папки, подтвердив законность обработки ПДн и хранение данных в РФ? Ниже — как мы навели порядок у себя. Это ряд аккуратных решений, которые можно внедрить без остановки работы пункта выдачи.
Почему именно сейчас
Рабочие чаты никто не запрещал. Проблема начинается там, где в переписках про сотрудников «улетают» персональные данные (ПДн): ФИО вместе с телефоном, адресом, паспортом, деталями смен и зарплаты. Это уже иностранный сервис, и объяснять, кто видел эти данные и как их удалить, крайне сложно. Вторая причина двигаться — дата, которую нельзя игнорировать: с 1 сентября 2025 года согласие на обработку ПДн у сотрудников и соискателей должно быть оформлено отдельным документом. Это не удар молота, но планку аккуратности в обращении с данными он поднимает.
Где нас подвёл Google Диск
Мы долго опирались на Google и увидели пять слабых мест. Первое — личные аккаунты: сотрудники уходят, вместе с ними уходит и «архив». Второе — «доступ по ссылке»: удобно, пока ссылка не «уехала» дальше нужного. Третье — версии: на сверке непонятно, какая из пяти таблиц «правильная». Четвёртое — оплата и регион: иногда платежи не проходят, иногда внезапно вводятся ограничения. Пятое — проверка: вопрос «где физически лежат HR-файлы и кто к ним допущен?» с личным Диском отвечается плохо. Всё это хороший повод перестроить привычки.
Неделя первая: убираем острые углы, инструменты не меняем
Мы начали с простого. В общих чатах оставили только операционные сообщения — кто выходит и во сколько — без паспортов, телефонов и сумм. Когда нужно назвать оператора ПВЗ, стараемся писать табельный номер или внутренний ID вместо ФИО. Документы в чат больше не отправляем: складываем их в одну HR-папку на серверах в России и выдаём адресный доступ по e-mail конкретным людям; ссылки «для всех» выключили. На каждый пункт выдачи оставили по одному табелю и расчётной ведомости, остальное убрали в архив с правами «только чтение». Внизу рабочего листа добавили три простые колонки — дата, кто, что изменил — и договорились фиксировать туда любые правки. И ещё одно маленькое, но важное действие: приказом назначили ответственного «за ПДн и доступы», чтобы всегда было понятно, кто держит ключи.
Дальше — ищем замену Excel для учёта смен и зарплаты на ПВЗ
Excel и Google спасают в разовых задачах, но постоянный учёт в них расползается. Нам понадобилось одно место, где живут смены и зарплата, история изменений и выгрузки для бухгалтера, а данные лежат на серверах в РФ и доступ выдаётся адресно, по почтам. Так родился «ПВЗ Админ» — наш рабочий инструмент. Если у вас уже есть аналогичный сервис, отлично; важен сам принцип — один сервис вместо пачки файлов.
Как переходить, чтобы не «ломать» сеть
Мы разбили путь на три отрезка. В первые тридцать дней попробовали новую систему на 1–3 пунктах выдачи. Из таблиц собрали простой CSV — сотрудник/ID, дата, время смены, ставка, премии и штрафы — и две недели вели учёт уже в замене Excel, а прежний файл держали только как архив. Через две недели сопоставили часы и суммы у нескольких сотрудников, измерили, сколько времени ушло на закрытие периода, и просто посмотрели на переписки: стало ли меньше «чатов про табель».
К шестидесятому дню подключили следующую часть сети ПВЗ — примерно половину пунктов. На оставшихся файлах отключили правки: всё, что меняется, меняется теперь в сервисе, а не в копиях. Объяснили коллегам короткими показами: админам — как ставить смены, старшим — как закрывать период, владельцам ПВЗ — где смотреть отчёты и формировать выгрузки.
К девяностому дню пункты выдачи заказов работали уже в ПВЗ Админ, а сам Excel остался архивом. Мы закрепили правило для чатов в виде короткого ЛНА, оформили отдельные согласия на ПДн у сотрудников и соискателей и для спокойствия время от времени «проходились» по двум-трём точкам выборочно: где лежат сканы, у кого открыты доступы, не завёлся ли снова «резервный» файлик.
Два документа, без которых процесс всё равно будет «хромать»
Первый — согласие на ПДн на одну страницу. В нём по-человечески описываем, зачем берем данные (кадровый учёт, смены, зарплата), какие именно берём, что с ними делаем, где храним (серверы в РФ) и как сотрудник может отозвать согласие. Бумажное или электронное — не принципиально; важно, что это отдельный документ.
Второй — короткое правило для чатов. Мы записали так:
«В мессенджерах (WhatsApp, Telegram) нельзя передавать персональные данные сотрудников: ФИО с телефоном или адресом, паспортные данные, СНИЛС, сканы документов, сведения о сменах и зарплате. В общих чатах — только рабочие вопросы без ПДн; для идентификации используем табельные номера. Документы храним на серверах в РФ. Учёт смен и зарплаты ведём не в файлах, а в выбранной замене Excel — в одном месте.»
Эти два листа сильно упрощают любые разговоры с проверяющими и дисциплинируют повседневные действия команды.
Что сделать сегодня вечером
Откройте пару рабочих чатов и удалите заметные сообщения с персональными данными (ПДн) — паспорт, номер телефона, адрес, суммы. На каждый ПВЗ оставьте один рабочий табель, остальное переведите в архив с «только чтение». Определите дату: через две недели первый пункт выдачи закрывает период уже не в Excel, а в выбранной замене — любой, где есть учёт смен и расчёт зарплаты в одном месте, импорт из CSV, адресные доступы и хранение в РФ. Этого достаточно, чтобы завтра на вопрос «что вы сделали» был спокойный, конкретный ответ.
ПВЗ Админ — замена Excel для учёта смен и зарплаты. Подключите 14-дневный триал: pvz-admin.ru
Напишите в поддержку с кодовым словом СМЕНА14: персональный менеджер бесплатно подключит 1–3 точки, импортирует отчеты маркетплейсов и настроит ставки и доступы.