Какие риски возникают, если сотрудники не оформлены официально?
Первое, с чем столкнётся владелец при проверке, – административный штраф. Для ИП он составит до 10 тысяч рублей за каждого неоформленного работника (до 40 тысяч при повторе). Организации заплатят от 50 до 100 тысяч за каждого нелегала, а при повторном случае – до 200 тысяч и даже приостановку работы на срок до 90 дней.
Но штрафы – это далеко не всё. Налоговая служба при выявлении неофициальных работников доначислит налоги и страховые взносы (около 43% от выплаченных сумм), плюс штрафы и пени. На практике предприниматели платят после проверок даже больше, чем сэкономили на неуплате взносов.
С 2025 года действует публичный реестр нарушителей Роструда: попав туда, компания рискует репутацией и теряет партнёров. Кроме того, раз пойманные, вы становитесь объектом регулярных повторных проверок.
Как инспекции выявляют нарушения?
Проверки начинаются чаще всего с жалоб бывших сотрудников или выявления несоответствий в отчётности. Если ваш ПВЗ работает без выходных и перерывов, а официальных сотрудников нет, инспекция быстро поймёт, что здесь что-то не так. Налоговая, трудовая инспекция и прокуратура часто используют контрольные закупки, анализируют график работы и напрямую опрашивают находящихся на месте людей.
Что делать, если проверки уже скоро, а сотрудники пока не оформлены?
Полностью избежать риска уже невозможно, но можно его существенно снизить:
- Гражданско-правовой договор (ГПХ) подходит исключительно для разовых задач. Если сотрудник работает регулярно, по чёткому графику и под контролем, инспекция легко переквалифицирует такие отношения в трудовые.
- Учебные договоры и стажировка не избавляют от обязанности официального оформления. Любой сотрудник, включая стажёров, должен быть оформлен по трудовому договору с первого рабочего дня.
- Устное объяснение: «я не работаю здесь официально, сегодня просто пришёл помочь знакомому». Этого обычно достаточно, если речь о разовом случае и нет систематичности.
- Один официально оформленный сотрудник – это уже необходимость вести кадровую отчётность, включающую СЗВ, РСВ и другие документы. Но это гораздо безопаснее, чем постоянный риск штрафов и доначислений.
- Безвозмездная помощь также не является защитой, если она носит регулярный характер. Такая помощь легко квалифицируется как нелегальный труд.
Можно ли оформить сотрудника задним числом?
Часто предприниматели пытаются оформить работников «задним числом». Закон допускает заключение трудового договора не позднее трёх рабочих дней с момента допуска сотрудника к работе. Если вы пропустили этот срок, возникает риск штрафов и административной ответственности. Более того, массовое оформление сотрудников задним числом за продолжительный период (например, за несколько месяцев или год) является нарушением трудового и налогового законодательства. Оно влечёт за собой штрафы, доначисления страховых взносов и налогов, а также необходимость пересдачи отчётности.
Как ПВЗ Админ помогает избежать проблем?
Самое сложное после официального оформления сотрудников – это ведение документации и расчёты. Сервис ПВЗ Админ создан специально для упрощения этих задач:
- Автоматическое составление графиков смен и учёт рабочего времени без ошибок и лишних таблиц.
- Расчёт выплат сотрудникам с учётом окладов, премий, удержаний и работы по ГПХ.
- Прозрачная система начислений, позволяющая минимизировать риски при проверках.
- Удобный контроль финансов и расходов по каждому ПВЗ и сотруднику.
- Возможность управлять сразу несколькими пунктами выдачи и несколькими юрлицами в одном аккаунте.
С помощью ПВЗ Админ вы экономите время на оформлении сотрудников, формировании отчётности и защищаете себя от ошибок, которые могут дорого стоить при проверках.
Итог: неофициальные сотрудники – слишком дорогой риск в современных условиях. Лучше заранее создать чёткую систему и действовать легально, а современные сервисы автоматизации помогут сделать это быстро, без лишних усилий и ошибок.
Как вы решаете вопрос с оформлением персонала на своих ПВЗ? Проходили ли у вас проверки — от налоговой, трудовой инспекции или прокуратуры? Чем всё закончилось, какие выводы сделали? Поделитесь опытом, задайте вопросы или расскажите о своей практике — обсудим вместе в нашем Telegram-канале.