Прежде чем перейти к подробному обзору, отметим, что страница «График работ» — это гибкий инструмент, позволяющий вести учет смен как управляющему, планируя расписание заранее, так и самим сотрудникам. Сотрудники могут самостоятельно добавлять свои смены, отмечать фактическое начало и завершение работы, а руководитель в свою очередь проверяет корректность внесённых данных и подтверждает изменения в графике. Такой подход помогает поддерживать прозрачность и упрощает процесс управления рабочим временем.
Начнём с самого начала — с кнопки «Добавить». При нажатии открывается форма добавления смены. Давайте рассмотрим, какие типы смен существуют и какие действия доступны.
В верхней части формы вы увидите категории смен: основная, дополнительная, выходной, больничный и отпуск.
- Основная смена — это смена основного сотрудника на пункте выдачи, влияющая на заполненность графика работ.
- Дополнительная смена предназначена в основном для помощника или стажёра.
- Выходной — выставляется, если сотрудник в этот день точно занят и не сможет выйти на работу. Если же сотрудник просто отдыхает и может заменить кого-то при необходимости, этот тип смены назначать не нужно.
- Больничный — отмечается, если сотрудник заболел.
- Отпуск — используется, когда сотрудник официально отдыхает.
Далее — отметки о начале и завершении смены. Это поле важно, например, если вы только начали работать с ПВЗ Админ и хотите внести фактически отработанные часы за прошедшие дни или изменить ошибочно внесенное время сотрудников. Обычно эти поля заполняются автоматически, когда сотрудник приходит на работу и отмечает начало и окончание смены. Кстати, ему это доступно в удобном виджете. Сейчас продемонстрирую. Выглядит это так, пришел - нажал что начал смену, а по завершению нажал что закончил. Это позволяет системе точно считать рабочее время и начислять премии или штрафы за опоздание или переработку.
Следующее поле — «Повторить смену». Чтобы не создавать каждую смену вручную, можно выбрать шаблон, и система автоматически проставит смены сотруднику на выбранный период.
Далее — выбор сотрудника. При необходимости можно добавить нового сотрудника прямо отсюда, хотя обычно это делается в разделе «Сотрудники». Аналогично выбирается ПВЗ, с возможностью добавить новый пункт выдачи.
Поле «Расчёт оплаты»: доступны варианты — без оплаты, формула, ставка за смену, ставка за час.
- Без оплаты — смена не оплачивается.
- Ставка за смену — фиксированная оплата за выход вне зависимости от количества отработанных часов.
- Ставка за час — почасовая оплата.
- Формула.
В ПВЗ Админ существует две категории формул. Формула смены и формула зарплаты. В графике можно указать только формулу смены и ДОСТУПНЫ для выбора ТОЛЬКО формулы смены. Формула зарплаты указывается при расчете заработной платы в разделе Зарплата, но об этом позже. Давайте посмотрим параметры формулы смены.
У неё можно задать название, добавить свои заметки и привязать формулу к конкретному ПВЗ, сотруднику и должности. Если мы привяжем эту формулу к ПВЗ, то у всех сотрудников, кто отработал на данном пункте выдачи, оплата за смену будет рассчитываться по данной формуле. Если формула ПВЗ не указана, то по формуле сотрудника, иначе - должности.
Дальше идет расчет оклада. Оклад зависит от количества сотрудников на смене? Если мы ставим "Нет" то сумма выплаты сотруднику будет всегда одна. Если ставим да - то появляется расчет до 4 х сотрудников на смене. Т.е. если он один, то как правило получает больше, так как больше работы, а если в 2м и больше, то меньше, а на сколько меньше выбираете сами. Так же можно выбрать оплату не за смену, а по часам, при этом настроить чтобы оплачивались только фактические часы работы, когда сотрудник поставил отметки о начале и завершении смены.
Есть возможность, чтобы оклад зависел от количества выданных товаров — задаются пороги, например, больше 100 товаров — 100 рублей, больше 200 — 200 рублей и так далее. Далее идет блок параметров "Расчёт премий и удержаний за товары" с гибкими настройками, каждая подробно описана под полем, блок Расчёт премий и удержаний за доплаты, блок Расчёт премий за другое. Сохраняем формулу, она появилась у нас в списке и выбираем ее. Теперь начисления за смену будет рассчитываться по этой формуле.
У нас в формуле есть параметр «Доплата за подмену основного сотрудник». Если в формуле прописана премия за это, то будет начислена прописанная доплата. Все подменные смены в графике показываются со специальной иконкой.
Добавить смену можно также, просто нажав на пустую ячейку — дата, сотрудник и ПВЗ автоматически проставляется. Если у сотрудника уже назначена смена на другом ПВЗ, система предупредит о пересечении смен.
Перейдём к остальным функциям:
- Массовое изменение смен — удобно для работы с большим количеством смен. Можно выбрать все или нужные смены за период и далее пересчитать, изменить или удалить их.
- Пересчитать — Если вы изменили формулу у добавленных ранее смен, поправили какие то данные в ней или добавили расчёты, то необходимо выполнить пересчет у необходимых смен.
- Изменить смены — Выбираем нужные смены и нажимаем изменить. Выбираем нужные параметры для изменения и меняем. Ну например можем поменять на отпуск, нажимаем сохранить. Смены успешно изменились.
- Удалить смены — массово удаляет выбранные смены.
Кнопка «Запросы на подтверждение» — здесь отображаются актуальные запросы сотрудников на добавление или изменение смен. Как это работает. Давайте откроем кабинет сотрудника. Для наглядности я поставил у него темную тему чтобы вы не запутались. У данного сотрудника права стажера, поэтому ему доступен только раздел график работ и виджет в разделе панель управления.
Как настроить должности сотрудникам мы покажем в другом видео, а пока что открываем график, сотруднику показаны только те ПВЗ, к которым он прикреплен, в данном случае это один ПВЗ. Вот один из сценариев, сотрудник хочет добавить себе смену, у него примерно такая же форма, но только без подробностей о его зарплате и доп настроек. Нажимаем сохранить и видим, что смена отображается в графике, но у нее есть вот такой значок, который говорит о том, что это необработанный запрос на изменение или добавление смены.
Так же давайте сразу сделаем запрос на изменение смены. Заходим в любую добавленную смену, меняем, например время и нажимаем сохранить. Запрос на изменение тоже отправлен. Да, обратите внимание что у сотрудника тут в графике нет никаких данных. Только то, к чему мы сами дали ему доступ.
Возвращаемся на страницу руководителя. Видим, что появился счетчик у графика работа. Это как раз наши два запроса на добавление и изменение. Заходим в график и видим что эти смены появились на странице. Переходим в запросы на подтверждение и видим наши запросы. Можем либо отклонить, либо одобрить, так же скрыть запросы на добавление, если интересуют только изменение смен. Если нажимаем отклонить, то добавленные смены сотрудником в графике исчезают, если нажимаем одобрить, то смена останется в графике.
Вернемся к профилю сотрудника и видим, что у него, так как есть смена на текущий день, появился виджет об отметке начала смены. Он нажимает начать смену и в это время автоматически проставляется информация в его графике что он начал работу, как отработал нажимает завершить. Если у смены указана формула, в которой сотруднику начисляется оклад по фактически отработанным часам, то будет учитываться только то время, когда он нажал начать смену и завершить смену.
Возвращаемся к руководителю. По кнопке «Настройки» можно настроить отображение графика под свои нужды: например, график на всю высоту экрана, показ смен от сегодняшнего дня, показ скрытых сотрудников, отображение количества смен и часов по дням и сотрудникам. Также можно выбрать, какие данные выгружать в Excel — только общее количество часов смены или время её начала и окончания.
Переходим дальше. Ниже у нас расположены фильтры. Здесь всё интуитивно понятно: выбирайте, какие данные хотите видеть — например, смены с определённой оплатой, определённый тип смены, ПВЗ, где недостаточно основных смен, согласно указанному в профиле пункта выдачи параметру. Можно отфильтровать по ПВЗ, должности, сотруднику и нужному периоду.
При нажатии на любую смену появляется список действий. давайте обговорим каждый. Изменить смену, удалить смену это понятно.
- Добавить начисление — можем дополнительно премировать или оштрафовать сотрудника за конкретную смену, указав необходимые параметры. Данное начисление отображается в разделе «Зарплата» во вкладке «Начисления».
- Пересчитать начисление — если была изменена формула смены в разделе Зарплата.
- Посмотреть начисления — откроется раздел Зарплата с фильтрами по выбранной смене.
Благодарим за внимание! Надеемся, что теперь работа с графиком станет для вас ещё проще и удобнее. Если возникнут вопросы — команда ПВЗ Админ всегда готова помочь! Мы уверены, что использование графика работ в сервисе ПВЗ Админ существенно повысит эффективность управления пунктом выдачи. Благодаря гибким настройкам, прозрачности учёта смен и автоматизации расчётов, управляющий или собственник сможет быстро принимать решения, контролировать загрузку сотрудников и оперативно реагировать на запросы. Если появятся вопросы — команда ПВЗ Админ всегда рядом и готова оказать поддержку!
