Раздел включает в себя пять основных вкладок:
- «Обзор»,
- «Начисления»,
- «К выплате»,
- «Выплаты»,
- «Формулы».
Давайте рассмотрим каждую из них — начнём с вкладки «Формулы». Здесь отображаются основные правила, по которым система автоматически добавляет начисления за отработанные смены и рассчитывает выплаты сотрудникам.
Чтобы добавить новую формулу, нажмите кнопку «Добавить». В системе предусмотрено два типа формул:
- формула расчёта смен — для начислений за смены
- и формула расчёта зарплаты — для расчёта зарплаты сотрудникам.
Система предложит выбрать тип формулы, которую вы хотите добавить. При необходимости формулу можно создать вручную или воспользоваться одним из готовых шаблонов, которые можно адаптировать под свои задачи.
Создадим формулу расчёта смены вручную. Вам откроется форма создания смены, где нужно указать название, а также привязать формулу к определённому пункту выдачи, сотруднику или должности. После привязки формула будет автоматически подставляться при добавлении смены. Расчёт смены происходит по следующему приоритету:
- если указана формула для ПВЗ, используется она;
- если нет — применяется формула смены;
- если и она отсутствует, используется формула должности.
Вы также можете добавить комментарий и перейти к блоку расчёта оклада.
Смену можно рассчитать как по часам, так и за всю смену целиком. Почасовой расчёт более гибкий — он позволяет учесть неполные смены, например, если сотрудник ушёл раньше.
Если в ПВЗ работает сразу несколько сотрудников и оклад зависит от их количества, включите соответствующий параметр и задайте ставки для одного, двух, трёх или четырёх сотрудников. Можно учитывать только смены менеджеров или добавить зависимость от смен помощников и стажёров.
Оклад рассчитывается по запланированным часам в графике или по фактическим отметкам сотрудников. Если пришёл раньше или позже, и завершил смену не по расписанию, оплата будет по фактическим данным.
Оклад может зависеть и от количества выданных товаров. Если в разделе «Статистика» в день смены указано количество выданных товаров, сотруднику начисляется премия по соответствующему порогу выдачи.
Кроме оклада, можно рассчитать различные премии и удержания:
- за смену,
- действия,
- стаж
- или опоздания.
Данные для премий берутся из раздела «Статистика» за день смены.
После нажатия «Сохранить» формула добавляется в систему и становится доступной для выбора при добавлении смены — если она привязана к ПВЗ, сотруднику или должности, она подставится автоматически по приоритету.
В систему можно добавить и правила расчёта зарплаты: используйте готовый шаблон или создайте формулу вручную.
Создадим формулу расчёта зарплаты. Можно указать название и привязать её к конкретным сотрудникам или должностям. Если формула прикреплена к должности — для всех сотрудников с этой должностью выплаты будут рассчитываться автоматически по этой формуле. При необходимости для отдельного сотрудника можно назначить индивидуальные правила.
При расчёте выплат действует приоритет:
- если у сотрудника есть индивидуальная формула, используется она;
- если нет — применяется формула должности.
К формуле можно добавить комментарий и заполнить параметры расчёта зарплаты. Укажите периодичность выплат:
- дважды в месяц,
- раз в месяц,
- ежедневно
- или еженедельно в определённый день.
При необходимости задайте смещение зарплатного периода — это удобно, если выплаты делаются с небольшой задержкой, чтобы учесть все премии и удержания.
В зависимости от выбранного периода укажите день выплаты аванса и основного оклада. Если сотрудник получает фиксированную сумму аванса — укажите её. Также можно поступить и с окладом.
Если выплаты сотрудникам рассчитываются только за отработанные смены, эти поля можно не заполнять.
В правило можно добавить и дополнительные параметры — например, какие начисления учитывать.
Можно, например, в авансе выплачивать только фиксированную сумму, а все премии и удержания — только в итоговой зарплате. Либо учитывать в авансе только оклады за смену, а все премии и удержания — при финальном расчёте.
Если сотрудники оформлены официально, можно указать вычет НДФЛ — как с полной суммы выплаты, так и с определённой её части.
При выплате наличными удобно округлять сумму до целого числа. Можно указать, до какой суммы округлять выплату — остаток от округления будет перенесён в следующую выплату как премия.
При необходимости можно указать фиксированные доплаты или удержания от рассчитанной суммы. Нажмите «Сохранить», чтобы добавить формулу.
Перейдём в раздел «Начисления». Здесь отображаются все начисления, добавленные сотрудникам за отработанные смены — автоматически по формулам или вручную управляющим.
В этом разделе можно увидеть реестр начислений:
- сотрудник,
- сумма,
- тип,
- основание,
- комментарий,
- дата,
- пункт выдачи, если начисление связано с ПВЗ,
- статус выплаты — «к выплате» или «выплачено»,
- а также источник — добавлено вручную или автоматически.
Через кнопку «Показать график» можно быстро посмотреть аналитику начислений по дням. Реестр можно выгрузить в Excel для дальнейшей работы.
Рассмотрим, как добавить начисление вручную. Нажмите «Добавить» — откроется форма.
Укажите:
- тип начисления,
- основание — можно добавить своё,
- дату,
- сумму,
- пункт выдачи,
- при необходимости код товара, если начисление связано с товаром,
- и добавьте ссылку, например на запись с камер видеонаблюдения, для пояснения, если нужно.
Укажите, к какому сотруднику или сотрудникам относится начисление.
Если удержание большое, сумму можно разделить на несколько частей, добавив сотрудника несколько раз; аналогично — если премию за уборку делят между несколькими сотрудниками.
При необходимости заполните поле «Комментарий». Нажмите «Сохранить» — начисление появится в реестре.
В этом разделе можно управлять начислениями сразу для нескольких сотрудников. Слева от таблицы есть галочки для выбора. После выбора появляется панель массовых действий — можно удалить сразу несколько начислений.
Все начисления можно сформировать в выплаты. Для этого перейдите на вкладку «К выплате».
На этой вкладке отображаются запланированные выплаты сотрудникам — те, у которых в разделе «Деньги» расход ещё не проведён или находится в статусе «Запланирован».
Чтобы добавить новую выплату, нажмите «Добавить». Можно рассчитать выплату для одного сотрудника или воспользоваться массовым расчётом для нескольких сотрудников.
Подробный разбор массового расчёта выплат смотрите в отдельном видео на нашем канале.
Покажем, как сделать одиночную выплату конкретному сотруднику.
Нажмите «Рассчитать выплату», выберите тип выплаты:
- «зарплата»
- или «дополнительная выплата».
Дополнительная выплата — это разовая выплата с фиксированной суммой, не учитываемая в зарплатных периодах и фонде, например, для больничного или отпускных.
Если нужно рассчитать зарплату по комплексным правилам, выберите тип «зарплата».
Укажите дату, выберите сотрудника — если у него привязана формула (к должности или к нему лично), она автоматически подставится. Если формулы нет, выберите её вручную или рассчитайте зарплату вручную.
По выбранной формуле автоматически подставляется зарплатный период, при необходимости его можно изменить. Благодаря заранее добавленным формулам форма автоматически заполняется нужными параметрами и значения рассчитываются автоматически.
При необходимости можно добавить свои параметры для расчёта выплаты.
После завершения нажмите «Начислить к выплате» — выплата появится в разделе «К выплате».
В этом разделе отображается реестр выплат с такими данными:
- сотрудник,
- сумма к выплате,
- сколько начислено,
- сколько доплачено,
- сколько вычтено.
Если оформлен расход, то виден список запланированных платежей и дата начисления. Реестр можно выгрузить в Excel для удобства.
Данные можно группировать по способу оплаты и сотрудникам ПВЗ — это поможет при подготовке средств к выплате.
В этом разделе формируется список выплат, которые нужно провести сотрудникам.
Когда зарплата фактически выплачена, для нужной выплаты выберите пункт «Провести расход» — выплата перейдёт из раздела «К выплате» в «Выплаты».
Можно массово провести расход или удалить выплату и связанный расход. После проведения расхода выплата попадает в раздел «Выплаты».
В разделе «Выплаты» отображается реестр уже проведённых выплат (по умолчанию — за текущий месяц). Можно посмотреть график зарплатного фонда за последние месяцы.
Проведённые выплаты — это те, у которых есть факт расхода в разделе «Деньги».
В реестре отражается информация по выплатам: сколько выплачено, сколько начислено, сколько доплачено и вычтено; также список платежей по способу оплаты, сумме и дате. Можно выгрузить реестр в Excel.
В разделе доступно массовое управление выплатами: можно только удалить расход, ведь редактировать уже выплаченные зарплаты нельзя.
Если нужно изменить выплату, сначала удалите расход — после этого выплата вернётся во вкладку «К выплате», и её можно будет редактировать.
После обзора всех основных вкладок перейдём к последней — «Обзор».
На этой странице собрана сводная информация по разделу в виде виджетов.
В «Ближайших выплатах» отображаются ближайшие даты выплат и количество сотрудников, которым нужно рассчитать выплаты, а также количество уже рассчитанных.
Прямо отсюда можно открыть окно массового расчёта выплат — в нём будут отобраны сотрудники с привязанной формулой расчёта зарплаты.
В процессе расчёта выплат в виджете «К выплате» будет формироваться
- общая сумма к выплате,
- количество сотрудников,
- формированных выплат и расходов,
- а также запланированных платежей.
Здесь же отображается список последних рассчитанных выплат, которые можно при необходимости изменить.
В виджете «Последние выплаты» показывается список сотрудников с последними проведёнными выплатами.
В блоке «Последние начисления» отображаются последние добавленные начисления с указанием типа, суммы, даты и пункта выдачи.
В виджете «Списанные долги» отображаются последние выплаты с отрицательными суммами.
Для сотрудников и управляющих доступен виджет «Мои невыплаченные начисления» — здесь собрана общая информация о начислениях, которые ещё не выплачены. Это удобно, если управляющие сами работают на ПВЗ — они всегда видят свои суммы к выплате.
В виджете «Мной заработано за всё время» отображается сумма всех начислений для данного сотрудника.
Система анализирует данные и выводит полезную информацию или предупреждения, на которые стоит обратить внимание. Например, если сегодня день выплаты, либо есть выплаты без проведённого расхода. Если в ближайшие дни планируется расчёт выплат, система подскажет проверить начисления и возможные ошибки.
Раздел «Зарплата» может быть доступен и самим сотрудникам, если им выданы права просмотр своих начислений в карточке должности или сотрудника — так они видят начисления за смены, а также планируемые и проведённые выплаты с детализацией.
На этом всё! Надеемся, этот обзор поможет вам быстро освоить все возможности управления автоматическими правилами расчёта смен и зарплат, а также работу с начислениями и выплатами. Если возникнут вопросы — команда ПВЗ Админ всегда готова помочь. До новых встреч!
